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　　简喜欢她现在的工作，可是工作和生活的冲突常常让她很狼狈。而且由于歌莉娅不断的有额外的紧急任务给她，她自己的事情都没有办法完成，简感到身心俱疲，无法胜任工作。尽管简自认为自己做的很出色了，但是由于经常受到歌莉娅的评判，她也开始怀疑自己的能力了。
　　问题：
　　简最大的问题是什么？
　　如果你是简，你会怎么办？
　　简的处理方式
　　简认为，歌莉娅不在本部工作，对部门里的细节问题不了解是问题的原因之一，但最大的问题出在她自己身上。她与经理之间缺乏沟通，而且自己的立场从来都不坚定。为了克服这些缺点，她要求自己这样做：
　　·简每天在下午之前就做好第二天的工作计划，并在下班之前（这时经理早已经下班）发邮件给歌莉娅，告诉她自己的工作计划，包括她个人及部门里优先要办的事情并列出三个头等重要的事情。
　　·当歌莉娅再在下午3点钟，用电脑发给简一个紧急任务时，简回复说：“经理，我估计您交给我的任务至少也要用8个小时才能完成，如果要我把文件都做成电子文件的话还需要更多的时间。即使我现在放下手头上所有的工作，我也只能明天下午3点才能交给您。我想知道您的这项任务是不是比我给您看的计划表中其他的任何事情都重要，如果是的话，您看我其他应该办的事情该怎么安排？”
　　·简开始在交给经理的资料里附上纸条留言，特别当资料是手写稿时向经理说明：没打印出来是因为经理要的很急，并且通常情况下经理都是您自己打印出来的。
　　·当简出去办事不在办公室的时候，她会提前通知经理，叫她有什么事情或任务提前交代，这样在简离开之前可以把事情分给她部下其他的人去做。同时在简离开之前，她会把她手下一天的工作安排发给歌莉娅做参考。
　　分析
　　歌莉娅喜欢通过不断给手下任务，让他们忙的不可开交来显示自己的权力。尽管她根本就不清楚简的部门里到底是什么状况，她还是想控制部门里每个人的具体工作。她总是费尽心思给别人找事忙，而且别人做好的事情自己还会重做一遍，有时这样做就只是为了把自己的名字签在上面。
　　虽然简不能左右歌莉娅怎么做，但是她可以通过沟通协调尽量保证自己的计划安排。而且简有权力要求合理的最后期限，并且在正常的工作时间里完成，而不是把工作带回家熬到深夜。在歌莉娅刚刚布置任务时就跟她说清楚自己需要多长时间，问明白要求最晚什么时候交，对不可能的期限要求提出异议。
　　只有简清楚地知道自己的主次任务安排时，才能以明确坚定的立场与经理交涉。
　　不久之后简发现了这样一个事实：你越是一味忍让，别人就越是欺压你。放下自己手头重要的事情，牺牲自己的私人时间为经理工作并没有给简带来任何好处，只会让更多无理的要求飞向你。
　　要点总结
　　·安排好任务优先顺序，做一个有组织有计划的人。
　　·做到有效倾听，要有眼神交流，保持良好的坐姿，给予适当的信息反馈，告诉说话人你听懂了他所讲的内容。
　　·交流是双方的事，表述的越简练、直接，效果就越好。
　　·直接明确地说明你想说的，指明你想要的。
　　·与上司沟通确定你们的主次任务安排是否一致。
　　·定时与各位上司沟通任务安排，以使你们的安排保持协调。
　　·如果几个上司给你的任务相矛盾，不要试图自己解决，让上司们自己去搞定。
　　·如果你能很好的回答“谁？什么？哪里？为什么？怎么样？”那几个问题的话，你就能请别人全心投入地为你工作。
　　·想要别人以后还能跟你合作的话，记得给他们工作评价和反馈。
　　·做好任务委任记录，记录工作进程，确保对其总体掌控。
　　·勤问自己：“为什么要我做？”，这样你就不会去抢本该别人做的事情了。
　　把交流技巧运用到生活当中
　　给你的倾听能力打分，1分表示相当差劲，10分表示非常好。叫你的同事和家人也给你打分，但事先不要让他们看到你自己给自己打的分数。对比你们的分数，结果和你想象的一致吗？该如何提高自己的倾听能力呢？
　　留心你与同事之间的交流，你是否做到了简练？能不能更加直接？你的语气是主动的，确定的还是挑衅的？有什么需要改进的地方吗？
　　列出你认为最重要的三件事，对比一下你的上司为你列的任务安排，他们一致吗？如果不一致去找上司说清楚。
　　把下次老板再给你要立刻完成的“头等重要——紧急”任务时要说的话写在纸上。
　　做一个为期30天的行为改变计划表，根据你取得的进步逐步修改计划表。
我对于沟通技巧的细微边界想法：第十章　时间安排、最后期限与方案监理
　　“走的越急，差的越远。”
　　——宾夕法尼亚州荷兰格言
　　任何方案的最终目的都是能够顺利完成。
　　那些最后期限给你的是什么样的感觉？它们是不是给你的生活蒙上了一层灰雾？是不是对你来说它们完全就是压力制造者？或者它们给了你奋斗的目标？提醒你的处境，指明你的方向？在某种程度上给了你成功的决心和动力？帮你规划成功之路？
　　必须承认这些最后期限有诸多好处，但是他们也确实给我们的生活带来了很大的压力。想要成功光有最后期限是不够的，时间安排才是关键。时间安排表是一种非常重要的并对现行方案不断进行时间进度上的规划，指导方案最后能按时完成。
　　时间安排表是你方案实施的一种动力，它能让你制定有力计划，按先前预定的目标进程完成任务。简言之，成功与否的关键就在于你的时间安排表是否起效。
　　一则古老的英国谚语这样说：
　　测评：你能制定可行的时间安排表吗？
　　说明：
　　你所认为的时间安排表应该是什么样子的？你的情况是否与下列描述一致？3：同意；2：差不多；1：不同意
　　同意差不多不同意
　　1。我几乎只能按时完成任务。321
　　2。别人都愿意接受并遵守我定的时间期限。321
　　3。我清楚什么样的时间安排表有效，什么样的根本不起效。321
　　4。如果方案执行脱离了正轨我能很快让它正常运作。321
　　5。我知道如何利用奖惩以得到目标。321
　　统计分数：
　　12分以上：非常可靠
　　8—11分：别人对你的可靠度稍微有些怀疑
　　7分以下：你做事总是拖拉，而且总是欠缺那么一点点
　　具体做法
　　有用的时间表必须具体到某一天或者是某个具体的时刻。这样的表达是没用的：
　　·“请给点建议。”
　　·“尽快。”
　　·“方便的话尽早给我。”
　　·“我有时间就去处理。”
　　这些说法本身就给了别人可以不按时完成的理由：“我一直不方便，我一直没有腾出时间去做。”
　　一个好的时间安排表不会像用鞭子赶人一样逼人马上行动，若是时间安排迫使我们在不合理、根本不可能的时限内完成某项任务，那么大家就会反对这个安排的。因此，无论你是在给自己还是为别人制定时间安排表或是按别人制定的时间安排表工作，你都需要理解下面这三种类型的安排才是可行的：
　　合理的时间安排。多大的工作量？共有多少工作时间？这期间还有什么其他的事情？这样安排可行吗？在你原来预计用时的基础上延长25％到50％，这样才比较可行，因为我们通常会低估一件事所耗的时间。
　　即使你认为时间安排十分合理，绝对可以按时完成任务，但是你要知道这是人有意识的决定，在实际运作过程中人的潜意识也会发挥很大作用。如果执行者内心深处一直担心会失败，那这个时间安排就很难实现了。
　　记住在方案制定初期就共同协商时间安排问题，千万别拖到最后，这会让你的时间安排切实可行而不只是苛求效率。
　　公平的时间安排。给你的时间安排对你来说公平吗？你真的想在这么紧迫的时间内负担这么重的责任吗？难道你是在受罚吗？完成这些任务的奖励是什么呢？那就是有更多的任务向你涌来。
　　如果你认为不公平！那么亮出事实来！任务安排柱形图（GANTT）能非常直观的显示出一个人或者一个部门的工作量，拿出你的GANTT，让大家看看你并不是无端抱怨。当人们认为他的时间安排及工作量是公平合理的，那么他们通常是能够按时完成的。
　　自愿接受的时间安排。除非你自己愿意，不然没有人能让你真正接受某个时间安排。当然你也会为自己制定时间期限，并认为这样的安排切实可行并且也很公平。
　　自己做一个评估，你自己在制定时间安排时是否把这三个方面都考虑到了？如果答案是肯定的，那么这就为你的成功提供了前提保证。
　　别人给你定的时间安排又是什么样的呢？如果这个安排得到了你的认同，你就会像对待自己制定的安排一样去想方设法的完成，你完全是出于自愿，同时把它当成是自己的事情。
　　争取别人的支持
　　怎样才能让别人接受你的时间安排？道理是一样的，你的时间安排必须得合理、公平并让别人把它视如己出。这里你必须得让别人自愿接受。
　　为了争取他人的接受，你可以问以下几个问题：
　　·“你认为这个时间安排可行吗？”
　　·“按这个时间安排完成任务你有什么困难吗？”
　　·“我们能制定一些可行的中期目标吗？”
　　·“我认为你能胜任这项工作，是吗？”
　　·“我相信你能在（日期）之前搞定，你可以吗？”
　　在这里记住这一点：
　　这就是为什么用流程表去追踪方案实施的每一步是非常重要的原因。（关于流程表会在以后的章节中详细介绍。）
　　突发事件影响工作完成进度怎么办？
　　即使最可行的、公平的、别人自愿接受的时间安排也不能避免实施过程的突发事件。可能突然有更为重要的事情要做，我们不得不放下手头上原本进展顺利的任务，而原来完美的时间计划现在却变成了一个麻烦的拖后腿的因素。似乎一切都转眼间脱离了正常轨道，你都不知道接下来该如何进行。
　　这里有十个让你工作转回正轨的选择，选择任意一个重新掌控你的工作进程。
　　1．重新协调时间安排。也许所有你要做的就是把原来的时间安排稍微推迟一些。你可以去找项目的总负责人，要求延期。这样做是完全合理的，因为你这么做也是由于情况所迫。很可能这时你就能知道原来要求的最后期限是真正的最后期限还是其他人的人为要求。时间期限延长了，你就能把原本落下的工作赶上来，重新控制局面。
　　2。对时间安排进行内部修改。如果你已经严重落后于原定的进度安排，那么认真查看你的流程图，看看能不能找出两个进程之间的缓冲时间以拿来应急，或是有哪些步骤可以合并或者缩短时间。例如其中某项任务是邮寄起草方案，为了节省时间你可以晚上去寄，或者采用传真或电子邮件的方式。
　　3。删除不必要的项目。在你